El Departamento de Descripción y Digitalización Documental es el responsable del procesamiento descriptivo y digital los Fondos Documentales custodiados en el Archivo, aplicando para ello las técnicas establecidas por las normas y directrices sobre la descripción y digitalización del Patrimonio Documental y Normalización Archivística vigentes con el propósito de ofrecer un acceso eficiente y automatizado a la documentación y ayudando a la preservación de los documentos originales. Desde su implementación este departamento cuenta 25,000 expedientes descritos y más de 90,000 imágenes digitalizadas.
Desde inicios del 2010, la modernización del Archivo Nacional se planteó como una prioridad apremiante, ante la necesidad de que el acervo documental que allí eposa esté disponible a muchas más personas, todo esto de la mano de las herramientas que nos ofrece la tecnología.
Es por ello que, con el objeto de dar a conocer la información contenida en los diferentes fondos documentales, a través de medios electrónicos vía web, tanto en el ámbito nacional e internacional, se da la adquisición de una aplicación para la informatización de la gestión archivística y del sistema de información, que permite disponer electrónicamente de las principales funciones de descripción con normas internacionales archivísticas, también a la digitalización, consulta de fondos y gestión de usuarios. Esta moderna plataforma es similar a las ya instaladas en el Archivo General de Indias, Archivo General de la Nacional Colombia y en otros archivos de España.
Con la ayuda de esta herramienta, en año 2013 se llevó a cabo la implantación, parametrización, capacitación, gestión del cambio y puesta en producción de la aplicación de Gestión Documental de información moderna y actual, que facilita la gestión interna del fondo documental, facilita y optimiza el trabajo de la comunidad académica, universidades, colegios, abogados, investigadores nacionales e internacionales y a todo usuario en general.
En estos momentos, el proyecto se encuentra en su Segunda Fase, que es la instalación de un catálogo en línea para el usuario, que estará creciendo gradualmente con el avance de la descripción y digitalización de los documentos de los diferentes fondos del Archivo Nacional.
| Desde la entrada en operación de este departamento se han realizado los siguientes proyectos de descripción y Digitalización de los fondos del Archivo Nacional: | |
| Fondo: ÓRGANO JUDICIAL Serie: Corte Suprema de Justicia Descritos: 549 Expedientes |
Fondo: SECRETARíA DE RELACIONES EXTERIORES Serie: Despacho del Secretario de Estado Descritos: 1,008 Expedientes |
| Fondo: SECRETARÍA Y MINISTERIO DE HACIENDA Y TESORO 1910 a 1962 Serie: Dirección Nacional de Tierras Baldías e Indultadas Descritos: 14,339 Expedientes |
Fondo: NOTARÍA PRIMERA DE PANAMÁ Serie: Escrituras Públicas Descritos: 3,730 Expedientes |
| Total Descrito: 19.626 expedientes | |
| Fondo: SECRETARÍA Y MINISTERIO DE HACIENDA Y TESORO 1910 a 1962 Serie: Dirección Nacional de Tierras Baldías e Indultadas Digitalización: 34,212 Imágenes. |
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A su vez, brindamos Servicio de Impresión de Planos a los usuarios que lo soliciten.
Este departamento presta un servicio de Reprográfica de gran formato para reproducir aquella documentación bajo custodia del Archivo (documentos, planos, mapas etc.) que por sus características y estado de conservación se permita. Igualmente ofrece el servicio de reproducción para material de gran formado bajo custodia de terceros, en ambos casos la reproducción puede se impresa o digital y el servicio deberá canalizarse a través de unidad de atención a usuarios ubicada en la Biblioteca del Archivo y su uso está sujeto a cobro.
