Un informe de ejecución de trabajo elaborado por el Departamento de Desarrollo e Innovación Archivística del Archivo Nacional de Panamá, indica que el Proyecto “Arreglo del Repositorio de la Sección de Notarias en el Archivo Nacional de Panamá”, se encuentra en su fase final según el reporte dado al ing. Gustavo J. Cerrud Sáenz, director del Archivo Nacional de Panamá, este 15 de enero de 2024.
En su informe de trabajo, el licenciado Edwin Castañeda, jefe del Departamento de Desarrollo e Innovación Archivística, describe que se han adelantado las labores de acondicionamiento del área con el armado del mobiliario (muebles mecánicos) que fue donado por la Caja de Ahorros, en fase que se ha completado, lo que permitirá obtener una capacidad de acopio de 320 cajas por carro, lo que permitirá totalizar 6,400 cajas en su máxima capacidad.
El objetivo de este proyecto según señala Castañeda, es que principalmente, se contará con un área exclusiva para la conservación y control de los protocolos notariales que reposan en el Archivo Nacional de Panamá, gracias a la utilidad de los muebles mecánicos donados por esta entidad bancaria, siguiendo los procedimientos requeridos para este tipo de donativo.
Entre los trabajos y metas a realizar para dar seguimiento al proyecto, el equipo de trabajo trabaja en la clasificación, organización y ordenamiento de los Protocolos Notariales que se encuentran en el Archivo Nacional; al igual que en la agrupación de las escriturasen las cajas de manera secuencial, guardando el respectivo orden numérico.
Otras de las labores a proceder, contempla el remplazo de las cajas deterioradas y su rotulación para garantizar la fácil y rápida búsqueda de la documentación solicitada por los usuarios. Paralelo a ello, se realizará el enumerado de los muebles mecánicos y la señalización de los muebles con la descripción correcta (número de Notaria, año y secuencia de escrituras con las que inician y terminan cada uno), agregó el Lcdo. Edwin Castañeda.